Administratör & Supportkoordinator till eyes + more och Direkt Optik

Är du en servicehjälte som älskar struktur, administration och att hjälpa andra?

Vi söker dig som har ett stort hjärta för service, gillar att ha ordning och reda och trivs i en roll där du får hjälpa både kollegor och kunder!

eyes + more och Direkt Optik söker en serviceinriktad och strukturerad administratör till vårt supportkontor på Kungsholmen i Stockholm.

Hos oss får du en varierad roll med många kontaktytor, där du blir en viktig del av det dagliga stödet till våra butiker och kollegor. Du är personen som ser möjligheter, hittar lösningar och ser till att saker blir gjorda – alltid med ett positivt och hjälpsamt bemötande.

Om rollen

Som Administratör & Supportkoordinator är du en viktig del av vårt supportkontor och bidrar till att vardagen fungerar smidigt för våra butiker och kollegor.

Du arbetar med en kombination av administration, kundsupport, ärendehantering och praktisk koordinering. Du har daglig kontakt med våra butiker, kunder, leverantörer och kollegor på vårt moderbolag i Nederländerna.

Rollen passar dig som tycker om att ha många bollar i luften, trivs med varierande arbetsuppgifter och får energi av att hjälpa andra. Du är lösningsorienterad, tar egna initiativ och ser till att frågor och ärenden följs upp och blir lösta.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

Support och service

• Vara en viktig kontaktperson för våra butiker och ge snabb, professionell och lösningsorienterad support.

• Hantera inkommande frågor och kundärenden samt säkerställa god återkoppling och uppföljning.

• Koordinera ärenden mellan butiker, supportkontor, leverantörer och moderbolaget i Nederländerna.

• Registrera, uppdatera och följa upp ärenden i vårt ärendehanteringssystem Xurrent.

• Hjälpa kollegor och butiker med praktiska frågor och bidra till en smidig vardag.

Administration och koordinering

• Hantera löpande administration, dokumentation och uppdatering av information i våra system.

• Administrera och följa upp våra företagsavtal (B2B).

• Granska följesedlar samt hantera och fördela fakturor.

• Administrera certifieringssystem, GDPR-relaterade frågor och journalsystem enligt gällande rutiner.

• Samordna administrativa uppgifter i samband med butiksöppningar, flyttar, konverteringar och stängningar.

• Ta fram enklare sammanställningar och uppföljningar av verksamheten.

Kontor och praktisk support

• Hantera inkommande post, beställningar och kontorsmaterial.

• Boka resor och hjälpa till med praktisk koordinering.

• Stötta våra kollegor i Nederländerna i kontakten med svenska leverantörer.

• Bidra till en välorganiserad och trivsam kontorsmiljö.

Vem är du?

För oss är din inställning till service minst lika viktig som din tidigare erfarenhet.

Vi söker dig som verkligen tycker om att hjälpa andra och som alltid strävar efter att ge ett professionellt, vänligt och lösningsorienterat bemötande.

Du är positiv, prestigelös och har lätt för att samarbeta med olika människor. Du gillar struktur och detaljer, men är samtidigt flexibel och kan prioritera när det händer mycket.

Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, arbetar självständigt och är bra på att följa upp saker hela vägen tills de är lösta.

Vi tror att du:

• Har erfarenhet av administration, kundservice, support eller liknande arbetsuppgifter.

• Har en utpräglad servicekänsla och tycker om att hjälpa både kunder och kollegor.

• Är noggrann, strukturerad och har god administrativ förmåga.

• Är lösningsorienterad, flexibel och van vid att hantera flera uppgifter samtidigt.

• Har god datorvana och lätt för att lära dig nya system.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.

• Trivs i en roll med många kontaktytor och ett varierat arbetstempo.

Erfarenhet från detaljhandel eller optik är meriterande, men inget krav.

Framför allt söker vi dig som har ett genuint engagemang för service, gillar att skapa ordning och tycker om känslan av att ha hjälpt någon vidare!

Varför eyes + more och Direkt optik?

Hos oss blir du en del av en växande verksamhet där samarbete, engagemang och service är viktiga delar av vardagen.

Du får en bred och varierad roll med möjlighet att påverka hur vi arbetar med support och administration. Du kommer att ha många kontaktytor och ett nära samarbete med både våra svenska butiker och kollegorna i Nederländerna.

Här får du möjlighet att bidra med din kompetens, ta ansvar och göra verklig skillnad i det dagliga arbetet.

Vill du bli en del av vårt team?

Är du en positiv och serviceinriktad person som trivs med administration, problemlösning och att hjälpa andra?

Då ser vi fram emot att höra från dig!

Välkommen med din ansökan!

Omfattning: 70 % | Placering: Kungsholmen, Stockholm